Заявка на испытания и срок хранения пробы до анализа

Что такое заявка на испытания в QA Деск?

Заявка — запись проекта-лаборатории о том, что исследовать, по каким показателям и к какому сроку. В ней заказчик, договор или счёт как реквизит, срок выполнения, признак «срочно» и перечень показателей с методиками. Номер заявки сервис выдаёт сам, например З-2026-0001.

Заказчик бывает внешним — организация по договору — или внутренним: цех или подразделение своего предприятия. Цены, счета и оплату QA Деск не ведёт.

Как составить перечень показателей?

Строка перечня — методика из реестра лаборатории и показатель; пустой показатель означает все показатели методики. В перечень попадают только методики в статусе «в работе», то есть прошедшие верификацию; строк в заявке — до 100.

Если методика вне области аккредитации, строка помечается. Принять такую заявку можно только с записью о том, как это согласовано с заказчиком, например «результаты без знака аккредитации». Молча такая заявка не принимается.

Как провести анализ заявки по п. 7.1?

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 п. 7.1 требует до начала работ проанализировать заявку. В QA Деск это запись анализа, которую делает руководитель лаборатории при переводе заявки из «анализа» в «принята» или «отклонена».

В записи:

• вывод о возможностях, методиках, оборудовании и персонале — обязателен для принятия;
• субподряд — что и кому передаётся, если передаётся;
• согласованные с заказчиком отклонения;
• согласование показателей вне области аккредитации, если они есть;
• причина — для отклонения.

Запись анализа не правится и не удаляется. Если заявку после принятия нужно изменить, её возвращают на анализ с причиной, и тогда анализ проводится заново новой записью. Перечень и реквизиты принятой заявки заморожены.

Как пробы и план испытаний связаны с заявкой?

Пробы регистрируются прямо из карточки заявки — до 200 проб на заявку: заказчик и основание берутся из неё. Уже зарегистрированную пробу можно прикрепить к заявке один раз — перевесить её в другую заявку нельзя.

План испытаний собирается из заявки одной кнопкой: каждой пробе — испытание по каждой строке перечня. Исполнитель выбирается на строку, только с действующим допуском к методике; срок — срок заявки. Уже назначенное пробе пропускается, а если хоть один исполнитель не допущен, план не собирается целиком.

Когда заявка считается выполненной?

Заявка выполнена, когда по каждой строке перечня у каждой принятой пробы есть выполненное испытание и открытых испытаний не осталось — 0 недостающих пар «проба — методика». Чего не хватает, карточка заявки показывает списком «проба — методика». «Результаты выданы» ставится, когда результаты выданы по всем принятым пробам.

Если срок прошёл, а заявка ещё не выполнена, она просрочена: это видно в списке заявок, в счётчике и в очереди лаборатории рядом с каждым испытанием её проб.

Как QA Деск следит за сроком хранения пробы до анализа?

У методики задаётся допустимое время от отбора до начала анализа в часах и условия, при которых оно действует, например «2–5 °C, без консервации». Срок «начать анализ до» — время отбора плюс это время; он виден у испытания, у пробы и в очереди с обратным отсчётом.

Очередь и журнал проб сортируются по этому сроку: сверху пробы без времени отбора, затем самые срочные. Начать испытание после срока можно только с записью отклонения и причины — это требование п. 7.4 стандарта. По методике со сроком нельзя записать испытание пробы без времени отбора.

Сколько хранить пробу после выдачи результатов?

У методики задаётся срок хранения пробы после выдачи результатов в сутках — до 3650. Когда результаты по пробе выданы, она получает дату «хранить до» по самому длинному сроку из методик своих испытаний. Дату можно поправить в карточке пробы.

Когда дата наступает, а проба ещё хранится, она попадает в сводку «пора утилизировать»: фильтр в журнале проб и счётчики в журнале и очереди лаборатории.

Частые вопросы

Кто может принять заявку?

Руководитель лаборатории — участник с правом управления проектом. Сотрудники лаборатории заводят заявки, регистрируют пробы, собирают план и ведут стадии, но принять или отклонить заявку по итогам анализа не могут.

Можно ли изменить принятую заявку?

Да, через повторный анализ: заявку возвращают на анализ с причиной, правят перечень или реквизиты и принимают снова новой записью анализа. Прежняя запись остаётся в истории заявки.

Есть ли бланк заявки?

Да. Карточка заявки выгружает бланк в DOCX или в HTML для печати: реквизиты, перечень с методиками, сроками хранения и областью аккредитации, пробы, анализ заявки и подписи.

Что будет, если начать анализ после срока хранения?

Запись журнала без отклонения сервис не примет. С отклонением и причиной испытание отмечается «начато после срока», и отклонение остаётся в журнале испытаний — его видно при проверке.